Бизнес-Эксперт
61001, Украина, г. Харьков,
пл. Восстания, 7/8,
корпус 10, 4 этаж
Тел.: +38(050)935 73 75
E-mail:
Яндекс.Метрика

Размышления сотрудника: хронометраж – как инструмент управления временем или возврат к давно забытому старому

Автор(ы): 
И.В. Горошенко

В современную эпоху много хорошего, да, впрочем, и плохого сказано об ушедшем в прошлое феномене Советской плановой экономики. Сейчас большинство специалистов сходятся во мнении, что, несмотря на недостаточно эффективный механизм хозяйствования, тем не менее, он обладал целым рядом действенных инструментов, которыми, к сожалению, перестали пользоваться сегодня. Одним из таких инструментов является хронометраж.
С переходом к рыночным отношениям нормирование труда перестало играть ключевую роль в экономике. Системы мотивации, как правило, напрямую завязаны на производительность каждого сотрудника. О каких нормах может идти речь, если и без того понятно: делай больше - заработаешь больше, продавай дороже - комиссия выше и т.д. Но, не смотря на логичность данных постулатов, все чаще на тренингах по тайм-менеджменту хронометраж и установление норм выработки упоминаются как одни из самых эффективных мер по увеличению продуктивности.
Согласно словарю, хронометраж - это фиксация затрат рабочего времени на выполнение повторяющихся производственных операций, заключающийся в замере их продолжительности и анализе условий их выполнения.
Так какие же возможности открывает этот метод учета? В первую очередь, он позволяет дать ответ самому себе: на что я способен! Давайте посмотрим, каким образом можно это организовать.

Предположим, сейчас я продаю в месяц в среднем 10 билетов на учебные мероприятия по цене 2000 гривен за билет и получаю заработную плату в размере 15% от объема продаж. Таким образом, моя зарплата в месяц составляет 3000 гривен (без начислений и отчислений). Теперь проследим, какую мне необходимо проделать работу, чтобы продать 10 билетов? Определенно, нужно сделать не менее 400 результативных звонков своим клиентам. Мой опыт и данные статистики говорят о том, что заказ на учебное мероприятие (заключение договора) получается примерно с каждого 40-го клиента. Прекрасно, так зачем нужен хронометраж, мы только что и так выяснили мои возможности!? А теперь давайте определим опытным путем сколько времени мне было нужно потратить ежедневно, чтобы сделать эти 400 результативных звонков.
Фиксируя начало и конец каждого звонка, а также отмечая его в таблице, я выяснил, что в среднем мне нужно на один звонок потратить всего 2 минуты. Уже странно, так как мне всегда казалось что больше… Посчитаем сколько же часов в этом месяце я посвятил переговорам. Наверняка, это 70% рабочего времени, не меньше. Сделаем простые расчеты: 2 мин.х 400 звонков = 800 минут или 80060 = 13,3 часа! Это даже меньше чем два рабочих дня! Да, но я еще трачу некоторое время на ведение базы данных, подготовку документов, отправку почты, поиск информации в Интернете, составление отчетов, наверняка все это и забирает мое время.
Тщательно фиксируя продолжительность каждого действия, которое совершаю, я по результатам рабочей недели подытожил данные: на звонки потрачено 200 минут, на ведение базы, составление отчетов, все прочие производственные операции еще 700, итого 900 минут, т.е. 90060 =15 часов. Ошибки быть не может, все расчеты верны, данные учтены точно, своей собственной рукой. Получается, куда-то исчезли 25 часов моего времени из 40 рабочих часов за 5-ти дневную рабочую неделю!
Будучи сознательным, а, главное, очень жадным сотрудником (ведь зарабатывая 3000 гривен за 15, как выяснилось, часов, за 40 часов бы мог заработать 8000 гривен!) я обратился к менеджеру своего отдела, с просьбой выяснить, кто крадет мою заплату!? Руководство провело свой хронометраж – мониторинг по всему отделу, и выяснилось, что на 70% мою потенциальную зарплату краду у себя я сам и еще на 30% ее крадут мои коллеги. Так что же происходит на самом деле? Все оказалось предельно просто. Тактично неучтенные мной минуты опоздания на работу и с перерывов, скромно отсутствующие в таблице моего собственного хронометража чаепития, увлеченный просмотр не относящихся к делу сайтов, беспорядок на столе, мешающий быстро находить нужные документы, долгие паузы между звонками, заполненные раздумьями о судьбах родины. Коллег также я упомянул не зря, ведь каждый час, или даже несколько раз в час я отвлекался на шутки, вопросы по существу и не по существу, различные просьбы личного характера и многое другое.
Но неожиданно оказалось, что по сравнению со своими коллегами по отделу продаж мои показатели лучше. В эту неделю я потратил непосредственно на работу не 15 часов, как обычно, а целых 25. Оказывается, так как я уже имел опыт учета времени, я знал, что оно имеет свойство теряться. Я просто старался отвлекаться меньше. В таком режиме прошел месяц, и в день зарплаты оказалось, что мои усилия сказались и на финансовых результатах. Впервые я заработал 4000 гривен, и это был заметный шаг вперед.
Я окрылился успехом и решил, во что бы то ни стало добиться от себя максимума. Вместе с руководством мы разобрались в причинах пробелов во времени. Проанализировав каждый шаг, мы разработали алгоритм переговоров, оптимизировали работу с базой данных, упорядочили документы, убрали лишние отчеты. Протестировав при помощи хронометража неделю работы по новым стандартам, было выяснено, что возможно совершать в три раза больше звонков, чем ранее, а на прочие операции теперь уходило в два или три раза меньше времени. Поэтому теперь моя зарплата составляет в среднем 9000 гривен в месяц.

Таким образом, хронометраж – это, в первую очередь, возможность доказать самому человеку, что если не отвлекаться и рационально использовать отпущенный ресурс времени, то можно достигать значительных результатов, в том числе финансовых.
Имея в своем арсенале такой инструмент как хронометраж, руководитель может легко оценивать эффективность работы подчиненных на каждом этапе производственной цепочки. Имея данные как по каждому сотруднику по отдельности, так и видя картину в целом, легко заметить «узкие места», например, почему все тратят здесь в 40 минут в день, а этот парень укладывается в 30 минут? Ага, он не ведет записей в блокноте, а на прямую вносит полезную информацию в компьютер. Через месяц внедрения подобной практики, уже весь отдел укладывается в те же 30 минут.
Несмотря на «советскую бороду», на сегодняшний день хронометраж является одним из самых действенных инструментов оптимизации бизнес-процессов любой компании. А главное, заставляет время работать на сотрудника, принося ему немало положительных сюрпризов в виде заработной платы.